エクセル初心者が覚えるべき基本関数はコレ！図解で分かりやすく解説

「エクセルが苦手で…」「どの関数から覚えたら良いか分からない…」と悩んでおられる方は多いと思います。

実は、エクセルは１１個の関数を覚えておくと問題なく仕事についていくことが可能になります。

なぜなら、この１１個の関数が仕事で使われる場面の９割を占めていると言っても過言ではないからです。

この記事では、エクセル初心者が絶対に覚えるべき１１個の関数を日本一分かりやすく図解にして解説していきます。

読み終えていただければ、基本の関数を確実に覚えることができ、エクセルに自信が持てるようになりますよ。

覚えるべき１１個の関数はコレ！

エクセル初心者が一番最初に覚えるべき１１個の関数はこれです。

私は事務職として１５年働いてますが、この１１個の関数には以下の３つのポイントがあります。

つまり、簡単に覚えられるのに、使用頻度が高く、すぐ実践で使えるというコスパが非常に良い関数なんです。

基本関数の必要性については、以下の記事にまとめています。

それでは、以下にそれぞれの関数の使い方を図解にして解説していきます。

①SUM関数

SUM関数は合計値を算出してくれる関数です。

使い方

合計を出したいセルに以下のように入力します。

具体的な事例をみてみましょう。

使用例

支店ごとの売上高を例にSUM関数の使い方を図解にしてみます。

図解をご覧いただくとわかるように、SUM関数は非常に簡単。以下のように操作するだけで合計値を算出できます。

一度SUM関数を入力したら、あとは必要に応じて隣のセルにコピペするだけです。

同じ手順で縦方向だけではなく、横方向にも計算できますし、個別にセルを選択して合計値を出すこともできます。

SUM関数はショートカットが便利！

SUM関数には便利なショートカットキーが存在します。計算したいセルを選択して以下のキーを押すだけです。

たったこれだけで合計値を出すことができます。

基本どおりに4つの手順を踏むと地味に時間がかかりますが、ショートカットを使えば、わずか３秒で完了です。

ただし、空白のセルがあると、そのセルまでしか計算してくれないので、要注意です。

「0」を入力するなど、空白が生じないように気をつける必要があります。

②AVERAGE関数

AVERAGE関数は平均値を算出してくれる関数です。

使い方

平均計を出したいセルに以下のように入力します。

具体的な事例をみてみましょう。

使用例

テストの点数を例にAVERAGE関数の使い方を図解にしてみます。

図解をご覧いただくとわかるように、AVERAGE関数も非常に簡単。テストの平均点を計算したいセルに以下のように入力していくだけです。

手順はSUM関数と同じ。あとは必要に応じて隣のセルにコピペするだけです。

同じ手順で縦方向だけではなく、横方向にも計算できますし、個別にセルを選択して平均値を出すこともできます。

足し算と割り算で平均値を出すのは非効率

すべてのデータを足し算し、データの個数で割り算して平均値を出す力技なやり方もあります。しかし、これはとても非効率ですし、計算ミスにつながります。

AVERAGE関数なら範囲を指定するかセルを選ぶだけなので、簡単ですしミスも減らせます。

平均値を出したいときは必ずAVERAGE関数をつかいましょう。

③MAX関数、④MIN関数

MAX関数は最大値を抽出してくれる関数、MIN関数は最小値を抽出してくれる関数です。

使い方

最大値・最小値を出したいセルに以下のように入力します。

具体的な事例をみてみましょう。

使用例

支店ごとの売上を例にMAX関数とMIN関数の使い方を図解にしてみます。

図解をご覧いただくとわかるように、MIN関数もMAX関数と使い方はまったく同じです。最大値と最小値を抽出したいセルに以下のように入力します。

目で探すやり方は非効率

すべての数字を目で探すこともできますが、とても非効率です。データ数が増えてくると、目で探して正しい最大値・最小値を見つけ出すのは非常に困難になります。

MAX関数とMIN関数なら範囲を指定するだけなので、簡単ですしミスもありません。

関数をつかって、簡単に確実に最大値・最小値を抽出しましょう。

⑤ROUND関数、⑥ROUNDUP関数、⑦ROUNDDOWN関数

ROUND関数は指定した桁数で四捨五入できる関数です。

ROUNDUP関数は切り上げ、ROUNDDOWN関数は切り捨てが可能となります。

使い方

最大値・最小値を出したいセルに以下のように入力します。

ここで、◯には特定のセルや数式を入力します。△には処理したい桁の位置を入力します。

◯の数字を△の桁で四捨五入するということですね。

ROUNUP関数もROUNDDOWN関数も使い方は全く同じです。四捨五入されるか、切り上げるか、切り捨てるかだけの違いです。

具体的な事例をみてみましょう。

使用例

「1.1×1,250」の計算をROUND関数で桁を処理するケースで考えてみます。

図解で解説してみます。

ROUND関数はSUM関数やAVERAGE関数と比べて、処理する桁の位置を入力する必要があるので、ひとつ手順が増えます。

ROUNDUP関数もROUNDDOWN関数も使い方はまったく同じです。

ROUND関数を使わないリスク

「ROUND関数なんか使わなくても、桁数の表示で調整すればいいのでは？」と思われるかもしれませんが、これは危険です。

たとえば以下の図解をご覧ください。

金額の数字は見た目は整数止めの表示となっています。しかし、実際には表右の赤字のとおり、小数点以下に数字が続いています。

そのため、すべてを合計しても「8,272円」という合計値になりません。

エクセルは次々にセルを参照して計算する使い方をするため、1つのセルの計算ミスが大きなミスにつながります。

エクセル計算にあたっては、桁の処理は非常に重要です。必ずROUND系の関数を使うクセをつけましょう。

⑧COUNT関数、⑨COUNTA関数、⑩COUNTBLANK関数

COUNT関数は数値が入力されたセルの個数を算出できる関数です。

似た関数にCOUNTA関数、COUNTBLANK関数があります。

COUNTA関数は数値だけでなく、文字が入力されたセルの個数も算出できる関数です。

COUNTBLANK関数は空白のセルの個数を算出できます。

使い方

データ個数を出力したいセルに以下のように入力します。

具体的な事例をみてみましょう。

使用例

研修への出欠表を例にCOUNT関数の使い方を図解にしてみます。

COUNT関数の使い方はSUM関数とほぼ同じです。以下の手順で操作します。

COUNT関数は数値が入力されたセルしか計上できないため、出席の場合のみ出欠欄に「1」を入力しています。

見た目は数字でも、全角の数字はCOUNT関数で計上してくれません。確実に数値として入力されていることを確認する必要があります。

COUNTA関数／COUNTBLANK関数の使い方

COUNTA関数とCOUNTBLANK関数の使い方を図解にしてみます。

図解をご覧いただくと分かるとおり、COUNTA関数は数値だけでなく、文字が入力されたセルの個数も算出できます。

COUNT関数の例では、出席者を「1」としていましたが、第三者が見たときに分かりづらいですよね。直感的に分かりやすい「〇」と記入して計上したいところです。

そんなときに役立つのがCOUNTA関数です。

一方、COUNTBALNK関数は空白のセルの個数を算出できます。

COUNT関数の例では、出席者しか計上できませんが、COUNTBLANK関数を使用すると空白のセルを欠席者として計上することができます。

COUNT関数、COUNTA関数、COUNTBALNK関数をうまく使分けたいですね。

⑪TODAY関数

TODAY関数は今日の日付を自動で入力できる関数です。

使い方

日付を入力したいセルに以下のように入力します。

空欄には何も入力する必要がありません。非常にシンプルで簡単な関数ですね。

使用例

TODAY関数の使い方を図解にしてみます。

図解をご覧いただくと分かるとおり、TODAY関数は非常に簡単です。以下のように３つの手順で操作できます。

非常に簡単ですが、TODAY関数はかなり使えます。

たとえば、資料を印刷して日付をメモするのを忘れた場合、その資料がいつ時点のものなのか分からなくなって困る…ということもありますよね。

そんなとき、TODAY関数をつかうと、データを起動すると自動的に関数が働き、その日の日付を入力してくれるので、必ず日付が入力された資料を印刷することができます。

簡単ですが、とても優秀な関数なんです。

エクセルを勉強するなら

エクセルの勉強方法にはたくさんの種類があります。本、Youtube、パソコン教室など。

私もいろんな勉強方法を試してきましたが、一番おすすめの勉強方法は『Udemy』です。

Udemyは動画視聴型の講座です。ただ視聴するだけではなく、講座の中で使われているデータと同じものをダウンロードして実際に手を動かしながら学習することができます。

動画はアプリにダウンロードもできるので、通信量を気にすることなく、スキマ時間に学習することも可能です。

Udemyの詳細とおすすめのエクセル講座を以下の記事にまとめていますので、参考にしてみてください。

まとめ

エクセル初心者が最初に覚えるべき１１個の基本関数を解説しました。

ということで、簡単に覚えられるのに、仕事で使う場面が多いので、非常にコスパが良いということです。エクセルは見るだけでは覚えられません。実際に手を動かして触ってみないとマスターできません。

図解をご参考に、ぜひ使ってみてくださいね！