「コミュニケーション能力に自信がない…」「事務職になりたいけど、コミュニケーション能力が必要なのかな…」という不安を抱えている方もおられると思います。
実は、事務職にもコミュニケーション能力が求められます。
なぜなら、事務職は社内・社外をとわず、さまざまな人と連携しながら仕事を進める必要があるからです。また、電話や来客への対応も大切な仕事のひとつとなります。
この記事では、事務職にどの程度のコミュニケーション能力が求められるか、実体験をふまえながら具体的に書いていきます。
読み終えていただければ、コミュニケーションが苦手な方でも、自信をもって事務職を目指せるようになりますよ。
目次
事務職にコミュニケーション能力は必要
結論から言いますと、事務職にコミュニケーション能力は必要です。一日だれとも話さず、黙々と自分のペースで仕事を進められることはありません。
たとえば、見積書の作成や在庫管理などの事務作業においても、だれかしらとコミュニケーションをとる必要があります。社内で見積内容をチェックしてもらったり、取引先に資材を発注したり。
また、電話や来客への対応なども事務職の仕事です。電話も来客もひっきりなしに訪れます。電話対応を続けるうちに気づいたら夕方、なんて一日もあるぐらいです。
もちろん、閑散期はマイペースで事務処理を行うこともできますが、それでもコミュニケーションをとる機会は必ずあります。
コミュニケーション能力は事務職に必須のスキルと言えます。
事務職にコミュニケーション能力が求められる場面
事務職にはさまざまな場面でコミュニケーション能力が求められます。
②電話対応
③メール対応
④来客対応
ひとつずつ解説していきます。
場面①:資材や事務用品の発注
資材や事務用品の発注を行うためには、取引先と連絡をとり合う必要があります。納品の時期、書類の作成など。
密に連絡をとらないと、思いがけない場面でトラブルが発生することもあります。
発注行為はしっかりと相手とコミュニケーションをとる必要があります。
場面②:電話対応
事務職の代表的な仕事が電話対応です。
電話がかかってきたらすぐ対応し、担当者に取り次ぐ。繁忙期はひっきりなしに電話がかかってきて、電話対応しているうちに気づいたら夕方…なんて日も多々あります。
事務職は電話でのコミュニケーション能力も求められます。
場面③:メール対応
事務職はメールでのやり取りが非常に多い仕事です。
取引先から書類や依頼がメールで届き、そのメールに返信する。私の場合、毎日30～50通はメールでのやり取りがあります。
仕事の場面でのメールにはマナーが存在します。正しいビジネスマナーを身につけて、相手と良好な関係を築くことも事務職の大切な仕事です。
場面④:来客対応
会社によってはたくさんの来客があるため、事務職は訪問されるお客様への対応も求められます。
お客様のご用件を聞き取り、丁寧に対応する。クレームを伝えに来られる方もいるので、相手の話をしっかり聴く必要もあります。
事務職には電話だけでなく面と向き合ったコミュニケーションも求められます。
コミュニケーションが苦手でも大丈夫！事務職になれる！
事務職にコミュニケーション能力が求められる場面をご紹介しましたが、コミュニケーションが苦手な方は自信をなくしたかもしれません。しかし、口ベタで人見知りな方でも事務職になることは充分に可能です。
営業職や販売職と異なり、商品を売る仕事ではありません。魅力的なプレゼン能力も雑談力も不要です。
事務職に求められるのは「信頼」
事務職はひとりひとりと深い信頼関係を築くことが大切です。
口達者で話し上手な人が信頼関係を築けるとは限りませんよね。もの静かでおとなしい人の方が、信頼を得られるものです。
相手と密に連絡をとり合い、ひとつひとつの仕事を丁寧に行う。この積み重ねで信頼されるようになります。
楽しく雑談できなくても、饒舌におしゃべりできなくても、信頼は得られるのです。
「話し上手」より「聞き上手」
事務職に求められるコミュニケーション能力は「話す力」より「聴く力」です。
電話対応でも来客対応でも９割は相手の話を聴いています。クレーム対応でも、相手の話を親身に聴くことが大切です。
事務職は「縁の下の力持ち」なので、聞き役に徹して社員が働きやすい環境を整えることが
求められますし、そんな事務職が社内で信頼を得て唯一無二の存在になれるのです。
コミュニケーション能力に自信がない人が抱える不安
コミュニケーションが苦手な方は以下の３つの不安を抱えていると思います。
②人間関係に悩まないか不安
③雑談力がないから不安
しかし、この３つの不安を抱えていても、充分に事務職として活躍することは可能なんです。
不安①:人見知り
人見知りで人と打ち解けるのに時間がかかる。そんな方は「職場になじめるのか」と不安になると思います。
私もかなりの人見知りなので、人事異動で新しい職場に配属されるたびに緊張と不安で吐きそうになります。
しかし、人見知りはネガティブなイメージをもたれるかもしれませんが、見方を変えると、周りを観察して空気を読める、聞き上手で深い信頼関係を築くことができるという長所もあわせもっています。
人見知りは大切な個性なので、自信を持つべきなのです。
不安②:人間関係に悩まないか
コミュニケーションが苦手な人は、「職場の人間関係に悩まないか」と不安を感じると思います。
ある調査によると「職場に苦手な人がいる」という労働者は75%もいるそうです。つまり、4人のうち3人は職場の人間関係に悩んでいるということになります。
職場には良い人もいれば癖のある人もいます。こればっかりは運としか言いようがありません。
苦手な人と距離を置いて、良い人とコミュニケーションをとる。人間関係に悩まないためには、コミュニケーション能力というより、職場での過ごし方が大切です。
不安③:雑談力がない
雑談できないと「周囲と仲良くなれない」と不安を感じるかもしれません。
しかし、雑談力は自分から話をするスキルではありません。相手に気持ちよく話をしてもらうことが大切です。
無理におもしろい話をする必要はありません。相手の話を目を見て、ややオーバーなリアクションで相槌を打ち、しっかり同調する。「聞き役」に徹すると、自然と仲良くなれるものです。
雑談力がないからと不安に思わず、相手の話を親身に聞くことに注力する方が大切なのです。
事務職への転職でコミュニケーション能力をアピールするには
事務職への転職を目指すなら、コミュニケーション能力はしっかりアピールするべきです。しかし、話し上手、プレゼンが得意、だれとでも仲良くなれるといったアピールは必ずしも評価につながりません。
大切なのは、しっかり自己分析していることをアピールすることです。例えば、人見知りなら以下のようにアピールできます。
自分の性格を把握し、これまでに工夫した点を絡めると説得力が増します。
転職エージェントの力を借りよう
事務職への転職には転職エージェントの力が欠かせません。
転職エージェントはマッチする求人の紹介、履歴書・職務経歴書の添削、面接対策など、さまざまなサポートを無料で行ってくれます。
未経験での転職、かつ、コミュニケーション能力に不安を感じているなら、独力での転職活動は困難となります。転職エージェントと綿密に戦略を練ることが大切です。
未経験から事務転職を目指すなら、以下の記事も参考にしてください。
まとめ
それでは、この記事の大事なことをまとめていきます。
・事務職にはさまざまな場面でコミュニケーション能力が求められる
・コミュニケーションが苦手でも事務職になれる
ということで、事務職にはコミュニケーション能力が欠かせません。しかし、コミュニケーションが苦手という方でも信頼関係をしっかり築くことができれば、充分に事務職として活躍することは可能ということです。
もの静かで人見知りだからと不安に感じる必要はありません。見方を変えれば、長所になり得ます。
事務職への転職に当たっては、しっかり自己分析してアピールしましょう！
